Lyst til å spare regnskapshonorar?

Vi har samlet noen råd om bilagslevering, som gjør at vi bruker kortere tid på føring av ditt regnskap. Vi forteller også litt om hvilke løsninger som kan gjøre ditt papirarbeid enklere, og presenterer verktøyene vi har tilgjengelig for deg. Slik leverer du bilag mest mulig kostnadseffektivt:

Inngående fakturaer

Det er fakturadatoen som bestemmer hvilken periode fakturaen skal føres i regnskapet på, ikke forfallsdato. Eks: En faktura med fakturadato 28.2 og forfall 10.3 skal leveres med bilag for 1 termin.

Dersom du har mottatt en purring, trenger vi også den originale fakturaen, da det er her det står spesifisert kjøp og avgifter.

Fakturaer mottatt på mail kan du sende direkte til regnskapsfører når du får de. Om du får papirfakturaer, kan du gjerne skanne disse og sende oss på mail. Ønsker du å levere papirfakturaene til skanning hos oss, kan du sortere de slik – uten stifter:

  • Fakturaer med tekst på forside av arket
  • Fakturaer med tekst på både forside og bakside av arket
  • Purringer
  • Kreditnotaer

Mange kunder har gått over til en digital løsning, hvor fakturaene deres kommer direkte inn i vårt regnskapssystem. Kunden godkjenner (eller avslår) fakturaen for betaling, og vi betaler så fakturaene i vårt regnskapssystem. Dette kan du lese mer om her.

Snakk med din regnskapsfører om en god løsning for deg!

Utgående fakturaer

Webfaktura er vår skyløsning for fakturaer som du skal sende til dine kunder. Det er et enkelt fakturaprogram som dekker de grunnleggende behovene for fakturering, deriblant elektronisk faktura. Fakturaene legger seg inn i vårt regnskapssystem automatisk, slik at vi ikke bruker noe tid på å føre dine utgående fakturaer.

Det finnes også muligheter for innlesing av filer fra andre fakturasystem mot vårt økonomisystem. Dette gjør også at vi bruker mindre tid på dine utgående fakturaer.

For de som ikke benytter Webfaktura eller andre former for direkte innlesing mot vårt system, fører vi fakturaene i vårt system. De kan gjerne sendes på mail.

Snakk med oss dersom du ønsker at vi finner en løsning for ditt firma.

Bankkontoutskrift

Vi trenger en kontoutskrift fra bankkontoene som du har i regnskapet som viser inngående og utgående saldo for hver måned. Vi bruker kontoutskriften til å avstemme det vi har regnskapsført mot det som faktisk har gått ut/inn av bank, slik at vi er sikre på at du har fått alle fradragene du har krav på. Kontoutskriften kan du gjerne sende som pdf på mail til din regnskapsfører.

Dersom det er uttak eller innskudd på bankkontoen som du ikke har bilag på, tekst med informasjon, f.eks «privat» (Obs: Om du har AS og har brukt firmakortet privat og vil unngå utbyttebeskatning, les her)

Innbetalinger fra dine kunder finnes det egne bilag på i nettbanken, disse gjør at det går raskere for oss å føre innbetalingene. De fleste nettbanker har løsninger hvor du kan hente bilag for hver måned, og lagre alle i en pdf fil som kan sendes til regnskapsfører på mail.

En mer sømløs metode som krever mindre jobb av både deg og regnskapsfører er Visma Autopay. Denne skyløsningen gjør at alle banktransaksjoner automatisk blir lest inn i regnskapssystemet, og kobles mot riktig faktura slik at du får en god oversikt.

Kvitteringer, reise og kjørebok

Kvitteringer kan du gjerne ta bilde av når du får de, og sende de direkte til regnskapsfører. Sørg for godt lys og skarpt bilde. Når du får bekreftet at de er mottatt, kan du kaste de. Om du ønsker å spare på de og levere på papir, tapes de på venstre side på et A4 ark og tekstes med hva det gjelder. Gjerne flere kvitteringer pr ark.

Vi trenger kassakvitteringen som spesifiserer kjøpet og momsen, ikke bare kortterminalkvitteringen.

Ved utlegg på mat, noter formål (f.eks overtid, kundemøte/bevertning), sted og deltakere.

Kostnader til reise fylles ut i reiseregningsskjema, eller legges enkelt inn i reiseregningsappen Attach (.Net Expence)

Ved bruk av bil (både privat og firmabil) må kjøringen dokumenteres. Det finnes gode apper som kan brukes, eller du kan fylle ut kjørebok. Les mer om bil i næring her.

Kassebilag

Om du har kasse, trenger vi både dagsrapporter (Z) og månedsrapporter (Z2). I tillegg må du telle kassen, da er det ryddig å fylle ut en omsetningsrapport.

Mange kasser kan leses inn i vårt regnskapssystem, noe som sparer både oss og deg for en del tid. Kontakt oss for å se på mulighetene for dette.

Mange velger alternative løsninger for kasser, som f.eks VippsGO eller Vipps Butikk, og Izettle. Dette er løsninger vi erfarer er enkle for kundene å forholde seg til, og det er raskt for oss å føre.

Frister for levering

Når du skal levere ulike bilag varierer fra bedrift til bedrift. Kontakt regnskapsføreren din om du er usikker. For å holde oversikt over de ulike fristene fra myndighetene, anbefaler vi at du laster ned vår regnskapskalender på din smarttelefon, les mer om det her: http://akonto.no/regnskapskalender/

Kontakt oss hvis du lurer på noe, eller ønsker å se på en løsning tilpasset deg og ditt firma!